Подсказки для организаторов выставок и арт-конкурсов

Недавно мы уже писали о том, как вести себя художникам, желающим поучаствовать в арт-конкурсах. В этой статье – продолжим тему, но подойдём к ней с другой стороны – поговорим о том, на что стоит обращать внимание организаторам конкурсов искусства, как готовиться к проведению конкурса, общаться с потенциальными участниками, работать с прессой и общественностью и так далее. Опять же, здесь мы не претендуем на создание полноценного руководства, а хотим задать некие отправные точки для начинающих организаторов и обозначить границы абсолютно обязательного, желательного и того, что точно не стоит делать.

По материалам makingamark.blogspot.co.uk

Итак, начнём с не совсем художественного аспекта – PR. Первым делом, помните, что большинство художников участвуют в выставках в том числе для того, чтобы заявить о себе в максимально широких кругах, и по праву, могут рассчитывать, что организатор конкурса это понимает. Из этого понимания уже следуют все остальные моменты организации и проведения таких конкурсов.

pr

Самым лучшим стилем является выбор определённого человека для занятия маркетинговыми и связанными с PR действиями, чтобы не тратить на эту поистине специфическую и нелёгкую работу время основной группы организаторов. Убедитесь, что этот человек – действительно профессионал своего дела и в маркетинге и в искусстве: его деятельность будет одной из главных составляющих вашего успеха.

Наряду с этим, сразу же дайте понять художникам, что их работы будут использованы в маркетинговых материалах конкурса или выставки – онлайн или в печатной продукции. Пусть информация об этом будет донесена до каждого, кто решается на участие в вашем конкурсе, а сам факт участия в нём даёт вам право использовать изображения таким образом.

Думайте, перед тем, как тратить! До того, как будут потрачены хоть какие-то деньги, убедитесь, что вы уже использовали все возможности «пропиариться» и заявить о себе бесплатно. Затем, подвергните тщательному анализу все возможные рекламные площадки – нет ничего хуже, чем деньги, потраченные на рекламу, которую никто не прочитал. Известно, что люди с большим удовольствием читают интересные статьи и заметки, чем откровенную рекламу, а поэтому, скрупулёзно выбирайте способы и места для размещения информации о себе.

time

Будьте предусмотрительны и дальновидны. Задолго до предполагаемого начала конкурса, свяжитесь со всеми, кого планируете привлечь к процессу, договоритесь о помощи или содействии. Помогите этим людям быть полезными: держите их в курсе дела, рассказывайте всё кратко и содержательно, не позволяйте себе забывать о важных вещах. Не заставляйте никого вытаскивать из вас информацию!

Установите крайние сроки выполнения определённых задач и следуйте им, а в случае, когда что-то пошло не так, незамедлительно информируйте всех имеющих отношение к этому.

Своевременно создайте пресс-релиз о конкурсе. Убедитесь, что он включает:

  • Информацию, как попасть на конкурс и ссылку на сайт, где подробно изложена вся связанная с этим информация;
  • Когда и где будет организована выставка работ;
  • Имена и контактные данные персон, которые могут дать дополнительную информацию;
  • Изображения, готовые к публикации; обычно, это победители прошлогоднего конкурса.

Опубликуйте список допущенных к конкурсу художников. Убедитесь, что этот список может быть легко скопирован и распечатан. Это относится и к лёгкости копирования информации на другой веб-сайт, поэтому, например, использование таблиц — нежелательно, поскольку копируемый фрагмент будет содержать HTML-код,  который не на всех сайтах выглядит одинаково. Желательно также создавать скачиваемую версию списка – например в виде PDF-файла.

Каждый художник, которого допустили к участию в конкурсе, будет горд своим достижением, а поэтому, захочет поделиться этой информацией через свой сайт или социальные сети. Ни в коем случае не усложняйте ему эту задачу!

Завлекайте людей изображениями уже принятых работ этого года. Пусть новые артисты, видя уже принятые на конкурс работы, решают присоединиться. В то же время, ни в коем случае не публикуйте работы победителей прошлого года прямо в статье с приглашением к участию; галерея прошлогодних картин и без этого должна присутствовать на сайте конкурса, но не стоит навязывать новым участникам «старые» идеалы.

Сделайте отдельный пресс-релиз, в котором будет опубликован шорт-лист участников, номинированных на главный приз конкурса. Убедитесь, что этот релиз и список можно:

  • легко найти на сайте конкурса;
  • с лёгкостью скачать;
  • распечатать;
  • поделиться им в социальных сетях.

Постарайтесь сделать (хотя бы короткое) интервью с каждым из этих номинантов, а в самом лучшем случае, узнайте насколько реально проинтервьюировать всех претендентов на лидерство и подготовьте вопросы для них. В самом крайнем случае, вы можете ограничиться краткой информационной заметкой о каждом лидере вашего конкурса.

Убедитесь, что все изображения имеют достаточно высокое качество. Проверьте, все ли изображения, которыми вы располагаете достаточно хороши для того, чтобы их распечатать (минимум 300 dpi) и для того, чтобы разместить в Интернете (минимум 72 dpi). Освойте Dropbox и другие файлообменные сервисы, для того, чтобы не сковывать себя никакими ограничениями в передаче крупных файлов по сети.

Организуйте ознакомительный визит прессы в галерею. Смешивать разные аудитории на ознакомительных просмотрах – плохая идея; пусть представители прессы нанесут вам визит в строго определённое время, когда в галерее нет посторонних людей.

Опубликуйте список победителей и пресс-релиз к нему. Список победителей может быть доступен для прессы и до официальной церемонии объявления результатов, но в таком случае обязательно нужно указывать дату, до которой публикация недопустима. Следите за тем, какие средства массовой информации могут нарушать такие «эмбарго», и ограничивайте распространение информации в них. Например, случается, что ко времени окончания закрытой пресс-конференции, на которой объявляются победители, вся конфиденциальная информация уже появляется в «Твиттере».

Также, помните, что пресс-релизы хорошо читают, если они:

  • имеют хороший, понятный заголовок;
  • написаны в доступной форме;
  • содержат всю нужную информацию;
  • не содержат ничего лишнего;
  • не приходят слишком часто;
  • и, как следствие, не слишком однообразны.

Естественно, пресс-релиз не должен содержать двусмысленных понятий и ошибок (например, неверных дат).

Организуйте сценические презентации. Во время презентация на сцене, присутствующие фотографы и участники команды организаторов должны успеть снять хорошие кадры с победителями – это важно и для оформления конкурса в следующем году, и для карьер и пиара самих художников, и, конечно же, для освещения вашего мероприятия в прессе. Проследите, чтобы получающий приз художник задержался на сцене, повернулся лицом к камерам и подождал, пока его не сфотографируют; плохой стиль – когда и члены жюри и артисты на сцене стоят спиной к фотографам.

Убедитесь, что победители доступны для интервью. Заранее проинструктируйте артистов, у которых будут брать интервью, о том, как это будет происходить. Многие люди теряются перед камерой, поэтому, запланируйте достаточно времени на съёмки интервью и обеспечьте комфортную обстановку. Также, обязательно выложите видео с интервью на сайт конкурса.

Если получилось, что брать интервью у победителей некому, стоит вернуться к самому началу этого списка советов и понять, что было сделано не так…

Создайте удобную галерею работ онлайн. В наши дни люди привыкли искать и находить всё нужное онлайн, а также покупать в сети. Пусть ваш сайт станет хорошим примером того, как сделать этот процесс удобным и простым. Не стоит размещать все изображения «в кучу», пусть ваша онлайн-галерея будет оснащена удобным поиском, структурирована и поддерживает сортировку (как минимум, по дате и имени автора). Не забудьте также выделить призёров из общей массы работ!

keys

Обновляйте веб-сайт регулярно и организованно. Пожалуй, в сети можно найти массу примеров, когда на сайте организаторов конкурса отсутствует информация о самом конкурсе, в то время, как пресс-релизы уже стали доступны масс-медиа: это свидетельствует о несерьёзном подходе организаторов к своему же мероприятию. Убедитесь, что сотрудник, занимающийся обновлением сайта может выполнить всю работу в установленные сроки, а лучше, если этот человек сделает заранее всё, что только можно сделать заранее!

Уделите достаточно вниманию новому конкурсу, который вы организуете в данный момент. Пусть ссылка на страницу с описанием не теряется где-то в дебрях меню или в бесконечном «ротаторе». Есть также масса примеров, когда арт-галереи буквально «прячут» от посетителей информацию; что уж говорить – будет вполне ожидаемо, если конкурс не соберёт достаточно участников…

На этом наш обзор советов для организаторов арт-конкурсов подошёл к концу. Если у вас есть замечания, опыт или предложения, чем можно дополнить такой список, смело пишите нам на info@lenin.guru!

1